Unsere langfristige WFM managed-services Lösung

Herausforderung

Unser Kunde hatte Schwierigkeiten, seine Telefonieziele zu erreichen, da er die Dienstpläne seiner Mitarbeiter mit Excel erstellte, ohne den Bedarf vollständig zu berücksichtigen, was zu einer Unterbesetzung oder Überbesetzung pro Intervall führte.​

​Die Mitarbeiter waren unzufrieden und verließen das Unternehmen, und die überzähligen Anrufe bei Outsourcern verursachten zusätzliche Kosten.​

​Darüber hinaus verfügte das Unternehmen über keine Mitarbeiter im Managementteam, die es bei der Lösung der Herausforderungen unterstützen konnten.​

Lösung

Vluent kam, um diese Organisation mit erfahrenen Teammitgliedern im Außendienst und der WFM-Software zu unterstützen, und nahm sich die Zeit, um den IST-Stand zu beurteilen.​

Die Spezialisten begannen mit einer Analyse des Bedarfs- und Kapazitätsprognosemodells, ermittelten die Lücken und erstellten eine langfristige Prognose- und Kapazitätsübersicht für das Bedarfs- und Kapazitätsmanagement.

Da unser Kunde die Gründe für das Scheitern seiner SLAs unter Berücksichtigung der Budgetziele verstehen wollte, entwickelten die Spezialisten von Vluent einen monatlichen Schichtplanungsprozess, bei dem die Zeitplanmuster mit dem Bedarf verknüpft werden. ​

​Sowohl die Prognosen als auch die Planung wurden mit der Software Vluent WFM umgesetzt, einer leistungsstarken Lösung mit allen erforderlichen Funktionen für die Praxis.​

Vluent führte ein wöchentliches Leistungsüberprüfungs-Meeting ein, in der kontrollierbare und unkontrollierbare Faktoren in Verbindung mit empfohlenen zukünftigen Maßnahmen vorgestellt wurden.​

Vorteile

Unser Kunde sparte die Kosten für das Onboarding und den Aufbau der WFM-Abteilung, da Vluent über die perfekte Verteilung engagierter, professioneller Berater mit langjähriger Erfahrung in der Prozessoptimierung verfügte.​

Die Spezialisten unterstützten bei der Ermittlung der idealen Personalauslastung pro Intervall und Tag, um den Einsatz der Mitarbeiter zu maximieren, und analysierten die Abwicklungszeitspitzen, um die treibenden Kräfte zu identifizieren und die nächsten Schritte einzuleiten.​

Mit der richtigen WFM-Software zur Entwicklung der Lösungen half Vluent diesem Unternehmen, Zeit und Geld bei der Identifizierung und Implementierung einer neuen Technologie zu sparen und automatisierte und effiziente Prozesse mit einer zentralen Datenquelle zu unterstützen.​

Und das Wichtigste ist, dass unser Kunde einen zuverlässigen und engagierten Partner hat, der seine Versprechen einhält, anstatt mit wechselnden Mitarbeitern zu arbeiten und teure Fluktuation zu vermeiden.​